صف و ستاد درسازمان

مقدمه
ظهورسازمانهای اجتماعی وگسترش روزافزون انها یکی از خصیصه های بارز تمدن بشری است .
وبه این ترتیب وبا توجه به عوامل گوناگون مکانی و زمانی و ویژگیها و نیازهای خاص هر جامعه هر روز بر تکامل و توسعه این سازمانها افزوده می شود .بدیهی است هر سازمان اجتماعی برای نیل به اهدافی طراحی شده و با توجه به ساختارش نیازمند نوعی مدیریت است .

یکی از پیامدهای مهم در هم ریخته شدن نظام ارزشی غرب حاکم شدن مکتب اصالت نفع بر روند فعالیتهای اقتصادی و تولید است .معتقدین به این مکتب یک عمل را تا انجا درست قلمداد میکند. که برای فرد یا افرادی بیشترین خوشی و اسایش را به بوجود اورد به بیان دیگر ملاک درستی یک عمل نتایج ان است نه شیوه انجام ان عمل.
فصل اول
تعریف سازمان:
سازمان عبارت از یک رشته منظم و عقلایی است که بین افرادی که وظایف پیچیده و متعددی را انجام می دهند، و کثرت تعداد آنان به قدری است که نمی توانند با هم در تماس نزدیک باشند، به منظور تامین هدف های مشترک خاص برقرار می گردد .

سازمان عبارت است از مراحل تشخیص و گروه بندی فعالیت ها، تعیین و تفویض اختیار و مسئولیت ها و برقراری ارتباط بین افراد به منظور حسن انجام کار، به طوری که هدف یا هدف های مورد نظر در حد مطلوب تحقق یابند .
«تعریف سازمان از نظر بارنارد»: یک سیستم فعالیتها یا نیروهای خودآگاه و هماهنگ شخصی یا یک سیستم فعالیت های وابسته به هم می باشد .

تعریف سازمان رسمی: سازمانی که دارای استمرار بوده و وظیفه یا وظایف معین را در محدوده قوانین و مقررات اجرا می کند. استمرار و تداوم در سازمان با استفاده از نگهداری سوابق اقدامات، تصمیمات و مقررات به صورت کتبی تامین می شود هر سازمان رسمی طبعا شکل و ترکیب معینی دارد که به وسیله آن روابط مشاغل بر پایه سلسله مراتب اداری نشان داده می شودشبکه روابط نامبرده ترکیب سازمان رسمی را تشکیل می دهد که معمولاً به شکل هرم یا مثلثی مجسم می گردد و در معنای محدود از جمع رده های سازمانی به ترتیب سلسله مراتب اداری تشکیل می شود.

تعریف سازمان غیر رسمی: به گفته سایمون، اسیتبرگ و تامپسون سازمان غیر رسمی عبارت است از الگوهای رفتارهای واقعی – یعنی شیوه ای که اعضای سازمان واقعات رفتار می کنند که با طرح رسمی سازمان مطابقت ندارند .
ترکیب سازمانی:
سازمان به مثابه یک سیستم یا نظام از اجزای مهمی تشکیل شده که هر یک از این اجزا از ساختار و یا کارکرد ویژه ای برخوردار است و به وسیله نظریه های سیستمی می توان اجزای ان را تغییر داد. به همین دلیل اساسی ترین بنیان در سازمان، افراد آن سازمان است که هر یک از آنها، از احساسات، تمایلات، شخصیت، انگیزه ها، صفات و وی ژگی های متفاوتی برخوردارند و در حقیقت روح سازمان را تشکیل می دهند. نگرش به تقسیم بندی سازمان از این بعد، آن را به سازمان رسمی و غیر رسمی تبدیل می کند.

سازمان رسمی از ویژگی های ساختار رسمی، سلسله مراتب، تقسیم اختیارات، کانال های ارتباطی، روابط رسمی، هدف ها، خط مشی ها، روش ها و سایر عوامل مدیریتی برخوردارند که به عملیات سازمان کمک می کنند.
سازمان های غیر رسمی از شبکه رفتاری و ارتباطی بین افراد، که رد نتیجه تعامل و همبستگی میان آن ها در گروه های انسانی شکل گرفته اند، به وجود می آیند. بنابراین ماهیت هر سازمان تحت تاثیر ترکیب این دو سازمان (رسمی و غیر رسمی) قرار می گیرد که نقش افراد در آن تعیین کننده است، زیرا هر یک از آنان تحت تاثیر تصورات و انتظارات خود به دنبال موقعیت مناسب و ایفای نقش در ساختار سازمان قرار خواهند گرفت.

نظریه های سازمانی:
نظریه های سازمانی شیوه های خاص نگرش به سازمان ها و گروه های درون آن ها را منعکس می کند نظریه کلاسیک سازمان که گاهی نظریه ماشینی نیز نامیده شده است پیش آهنگ همه نظریه های امروز سازمان ها بوده است. برجسته ترین نظریه سازان کلاسیک که رویکرد ماشینی را برگزیده اند وبر، تیلور، فایول، مونی ورایلی، گیولیک و ارویک بوده اند.

نظریه های کلاسیک سازمان:
در نظریه های کلاسیک سازمان یا نظریه های سنتی هر یک از دانشمندان، خردگرایی یا رفتار عقلایی سازمان را از زاویه و دیدگاه خاصی تجزیه و تحلیل می کنند ولی در مکتب کلاسیک یا سنتی توجه اصلی دانشمندان به کالبد یا ساخت و ترکیب سازمان ها رسمی معطوف گردیده و به رفتار فردی و گروهی و سیستم اجتماعی سازمان عنایتی مبذول نگردیده است.

نظریه های سازمان رسمی
(۱) نظریه بوروکراسی: ماکس وبر
ماکس وبر اولین کسی است که در نوشته های خود در زمینه مسائل سازمانی با دیدگاهی تاریخی به جامعه شناسی سازمان ها پرداخت و از اصطلاح بوروکراسی استفاده کرده است.

اگر چه مطالعات وبر بیشتر درباره سازمان های دولتی بود و می خواست عناصر ضروری این سیستم سازمانی را به دقت تعیین کند اما به نظر وی ویژگی های بوروکراسی در کلیه سازمان ها اعم از دولتی یا خصوصی تا زمانی که حائز مشخصات زیر باشند وجود خواهد داشت:
۱- وسعت سازمان به لحاظ کثرت کارگران
۲- عده زیادی کارگران غیر ماهر یا نیمه ماهر
۳- تکنولوژی نسبتاً ساده برای تولید انبوه و
۴- تولید فرآورده های نسبتاً ساده

ویژگی های بوروکراسی: وبر در سازمان های مورد مطالعه پنج خصلت مهم وبر که در واقع وجوه ممیزه این سازمان ها از سازمان های موجود در زمان های گذشته بود.
۱) تقسیم کار : تقسیم کار در سازمان ها تازگی نداشت، ولی عملا سازمان های بوروکراتیک کار را تا حد زیادی توسعه دادند و وظایف را به اجزاء خیلی کوچک تقسیم کردند یکی از نتایج منطقی تخصصی کردن این بود که نیروی کار انسان قابل جانشینی شهر و این جانشین در ازدیاد کارایی سازمان ها تاثیر به سزایی داشت.

۲) تمرکز اختیارات: وبر تشخیص می دهد که تقسیم کار به اجزای خیلی کوچک عمل هماهنگی را مشکل می سازد وی در تحلیل خود به این نتیجه می رسد که بوروکراسی ها این مساله را با تمرکز اختیارات حل می کنند، بدین طریق که در سلسله مراتب عمودی سازمان هر چه به سطوح بالاتر اختیار و مسئولیت پیش می رویم، کنترل روی واحدهای مادون بیشتر متمرکز میگردد.

۳) برنامه منطقی و عقلایی برای اداره امور استخدامی: در سازمان بوروکراتیک انتخاب کارمندان برمبانی ضوابط عینی که از جانب مدیران سازمان تعیین می شود انجام می گیرد.
۴) قوانین و مقررات: برغم وبر، بروکراسی ها تابع مقررات دقیق و صریح مستند که هم درباره کارکنان داخل سازمان و هم در مورد ارباب رجوع به طور یکنواخت و غیر شخصی اعمال می شوند.

۵) سیستم ثبت ضبط: بخاطر تداوم و استمرار و به منظور وحدت عمل، بوروکراسی ها از جزئیات کلیه اقدامات، پرونده و سوابق دقیقی نگهداری می کنند. بدین ترتیب، متدولوژی بوروکراسی ایده آل و و بر یک روش تجزیه و تحلیل برای ماطلعه سازمان ها به دست می دهد، و این روش برخی از فعالیت های سازمان را که انحراف اساسی نسبت به معیار ایده آل داشته و نیاز به اصلاح دارند، مشخص می سازد.
نوع شناسی اقتدار و از نظر ماکس وبر

وبر بر سه گونه اصلی اقتدار را تشخیص می دهد:
۱- اقتدار کاریزماتیک: که ناشی از اعتقاد به ویژگی های استثنایی شخصی است که دستور می دهد.
۲- اقتدار سنتی: که ناشی از رسم، عادت و سنت است اطاعت از دستور به علت احترام به سنت هاست.
۳- اقتدار عقلانی – قانونی: که بر مبنای قانونی بودن مقرراتی است که به شیوه عقلانی وضع گردیده اند و مشروعیت رهبرانی، که مطابق قانون تعیین شده اند.

از نظر ماکس و بر سازمانی را بر اساس منبع قدرت مشروع یا نوع اقتدار می توان به سه دسته تقسیم کرد:
۱) سازمان ها کاریزماتیک: که منشاء اقتدار اعتقاد به ویژگی هایی استثنایی در شخصیت رهبر است و مسئله عمده در این سازمان ها موضوع جانشینی رهبر است سازمان های مذهبی جزء این گروه هستند.
۲) سازمان های سنتی: که در آن ها منشا اقتدار عادت و سنت است و تعیین رهبر نیز براساس سنت هاست پا تریمونیالیسم شناخته ترین مشکل سلطه سنتی است و بیشتر مونارشیهای قدیمی اروپایی از این نمونه اند ماکس وبر پاتریمونیالیسم را نمونه برجسته سلطه سنتی می داند.

استمرار اجرای وظایف که به وسیله قانون مقرر شده است اهمیت صلاحیت فنی و تخصصی، تقسیم کار دقیق از ویژگی های این گونه سازمان ها است.
(۲) فردریک تیلور: نظریه مدیریت علمی
فردریک تیلور که به عنوان پدر مدیریت علمی شناخته شده است شاید بیشتری تاثیر را بر مدیریت سازمان به ویژه در سازمان های سنعتی داشته است. نظریه مدیریت علمی تیلور در دو کتاب معروف او در اصول مدیریت علمی و مدیریت کارخانه مطرح گردیده است. تیلور با بررسی تجارب علمی خویش درصدد بر آمد که مدیریت کارگاه های سنعتی را بهبود بخشید و اصول و موازینی برای اداره بنگاه های تولیدی وضع کند.

سیستم تیلور که به نام مدیریت علمی معروف است، شامل دو عنصر اساسی است:
۱- کشف تجربی بهترین طریق انجام دادن هر عمل و اجزاء متشکله آن تعیین مدت زمان لازم برای انجام عمل، تشخیص بهترین ابزار لازم برای انجام عمل، و بالاخره تعیین بهترین طریقه جریان کار
۲- تقسیم کار بین مدیران و کارکنان بنحوی که مسئولیت کشف بهترین طرق انجام دادن عملیات و طرح ریزی آن ها، تهیه ابزار لازم، و صدور دستورات و ایجاد تسهیلات مورد لزوم دیگر به عهده مدیران باشد.

هدف مدیریت علمی تیلور
افزایش تولید از طریق بهبود کارآیی کارگران است. تیلور به این منظور دو راه پیشنهاد می کند:
۱- استفاده از روش های علمی
۲- ایجاد انگیزش از طریق افزایش دستمزد
روش های علمی تیلور را می توان به صورت زیر خلاصه کرد:
۱- استاندارد کردن شرایط کار: منظور این است که شرایط محیط کار را در حد مطلوب برای کار و تولید تامین کنیم. شرایط محیطی مانند درجه حرارت، رطوبت، نور کافی، مدت استراحت و فواصل استراحت کارگران که رد بازدهی کار موثر است.
۲- استاندارد کردن روش های کار: هدف یافتن بهترین روش های انجام کار است که براساس مطالعه حرکات تعیین می شود.

۳- اندازه گیری کار: با استفاده از مطالعه زمان انجام می شود تا مناسب ترین شیوه انجام کار تعیین گردد. اندازه گیری کار یکی از اجزاء اصلی مدیریت علمی را تشکیل می دهد و شامل سنجش و مطالعه زبان های واحد است.
۴- برنامه ریزی وظایف روزانه: یعنی این که وظایف از پیش کاملا برنامه ریزی شود و دستور العمل کتبی به کارگر در مورد وظیفه خاص او داده شود.

۵- تعیین دستمزد: باید برای هر قسمت کار قیمتی تعیین کرد و این موضوع را برای کارگر توضیح داد و چنانچه کارگر بیش از میزان تعیین شده بازده داشته باشد آنگاه می تواند علاوه بر دستمزد، پاداش مهم دریافت کند.
(۳) نظریه های هانری فایول:
هانری فایول بعد از تیلور برجسته ترین نظریه پردازی است که اصول سازمان رسمی و مورد مطالعه قرار داده است. اندیشه های فایول در نظریه ماشینی سازمان طبقه بندی می شود. فایول در سال ۱۹۱۶ کتاب معروف خود مدیریت صنعتی و عمومی منتشر کرد. او برخلاف تیلور که توجه خود را معطوف به سطح پایین سازمان کرده بود، اساسا به سطح بالای سازمان وظایف مدیر توجه نشان داده است.

او فعالیت های سازمان را به ۶ دسته تقسیم می کند:
۱) فعالیت های فنی یا تکنولوژی
۲) فعالیت های بازرگانی
۳) فعالیت های مالی
۴) فعالیت های تامینی
۵) فعالیت های حسابداری
۶) امور مدیریت

به نظر فایول اهمیت توانایی مدیریت در سطوح بالای سازمان بیشتر است او به وحدت فرماندهی بیشتر اهمیت می دهد و معتقد است که وظایف تخصصی مربوط به کارکنان ستاد یا کارشناسان است. منظور از وحدت فرماندهی این است که کارمند باید فقط از یک سرپرست دستور بگیرد و منظور او وحدت هدایت به این است که یک برنامه و یک رئیس است برای یک مجموعه عملیاتی که هدف آن مشترک است باید وجود داشته باشد